Zagraniczny VAT od paliwa, napraw i opłat drogowych da się odzyskać, o ile dany kraj go nalicza. Wniosek trzeba jednak złożyć do 30 września kolejnego roku. Jeśli nikt nie zbierze na czas faktur z niemieckich czy francuskich stacji, podatek zapłacony za granicą przepada. Przewoźnicy tracą również na źle dobranej stawce VAT i na błędach w rozliczeniu kierowców pracujących poza Polską. Biuro rachunkowe Agmer zaczynało jako wewnętrzna księgowość krakowskiej firmy transportowej Agmer Taxi, więc rozliczenia przewoźników zna z własnej praktyki.
Od czego zależy stawka VAT na usługę transportową?
Stawka zależy od tego, co lub kogo się przewozi i dokąd. Przewóz osób, w tym taksówką, opodatkowuje się stawką 8%, a krajowy przewóz towarów stawką 23%. Przy przewozach zagranicznych liczy się jeszcze kierunek i to, kto zleca usługę. Polska firma, która zamawia transport towaru z Krakowa do Berlina, dostaje fakturę z 23% VAT. Stawka 0% dotyczy bowiem wyłącznie międzynarodowego transportu towarów związanego z przekroczeniem zewnętrznej granicy Unii Europejskiej, na przykład przy eksporcie albo imporcie.
Przy eksporcie przewoźnik musi mieć dokumenty potwierdzające wywóz towaru, choćby list przewozowy. Bez nich nie zastosuje stawki 0% i rozliczy VAT według stawki krajowej, a podatek zapłaci z własnej kieszeni. Inaczej wygląda sytuacja, gdy przewóz zamawia firma z innego kraju. Miejscem opodatkowania jest wtedy co do zasady kraj nabywcy, na fakturze pojawia się adnotacja „odwrotne obciążenie”, a przy kontrahentach z Unii transakcja trafia też do informacji podsumowującej VAT-UE.
Jak rozliczyć kierowców w transporcie międzynarodowym po pakiecie mobilności?
Od 2 lutego 2022 roku kierowca wykonujący przewozy międzynarodowe nie jest w podróży służbowej. Nie przysługują mu diety ani ryczałty za noclegi na zasadach określonych w Kodeksie pracy, a rozliczenie jego pracy za granicą zależy od rodzaju przewozu. Księgowość musi co miesiąc rozdzielić dni pracy kierowcy na trzy grupy:
- przewozy dwustronne i tranzyt – kierowca nie jest wtedy delegowany i dostaje wynagrodzenie według polskich zasad,
- kabotaż i przewozy między dwoma innymi krajami – kierowca jest delegowany, więc za te dni należy mu się wynagrodzenie według przepisów kraju, w którym pracuje, a firma składa deklarację delegowania w unijnym systemie IMI,
- dni pracy w Polsce – rozlicza się je tak samo jak u pozostałych pracowników.
Część wynagrodzenia za dni spędzone za granicą można też wyłączyć z podstawy wymiaru składek ZUS, ale podstawa nie może spaść poniżej prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia. Błąd w tym wyliczeniu oznacza zaległość w składkach z odsetkami, nawet za kilka lat wstecz.
Co jeszcze przewoźnik powinien mieć pod kontrolą?
Zwrot zagranicznego VAT wymaga wniosku VAT-REF składanego elektronicznie przez polski urząd skarbowy, który przekazuje go do właściwego państwa. Za wydatki poniesione w 2026 roku termin składania wniosku mija 30 września 2027 roku. Faktury lepiej jednak zbierać na bieżąco, ponieważ po roku trudno je odtworzyć.
Firma musi wykazać zdolność finansową, żeby uzyskać i utrzymać zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego, a przy przewozach międzynarodowych także licencję wspólnotową. Dla pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej (DMC) powyżej 3,5 tony wynosi ona 9000 euro na pierwszy pojazd i 5000 euro na każdy kolejny. Lżejsze pojazdy, których DMC przekracza 2,5 tony, ale nie jest większe niż 3,5 tony, wymagają w transporcie międzynarodowym opłaty w wysokości 1800 euro na pierwszy pojazd i 900 euro na każdy następny. Zdolność potwierdza się rocznym sprawozdaniem finansowym, gwarancją bankową, ubezpieczeniem odpowiedzialności zawodowej albo dokumentem z banku o dostępie do kredytu. Wyciąg z rachunku nie wystarczy – nie ma go wśród dokumentów, które przyjmuje urząd.
Partner flotowy współpracujący z Boltem, Uberem czy FreeNow musi regularnie sprawdzać, czy raporty z aplikacji zgadzają się z przychodami, prowizjami platform i wypłatami dla kierowców. Każda rozbieżność wraca później przy rozliczeniu VAT.
W czym biuro rachunkowe Agmer pomaga przewoźnikom?
Większość strat opisanych wyżej wynika z przeoczenia terminu, brakującego dokumentu albo źle przypisanego dnia pracy kierowcy. Agmer zna te sytuacje z praktyki, ponieważ zaczynał jako wewnętrzna księgowość firmy Agmer Taxi. Dziś biuro prowadzi księgowość dla firm transportowych – od jednoosobowych działalności z jednym pojazdem po spółki z własną flotą. Obsługuje przewoźników krajowych i międzynarodowych, firmy spedycyjne i kurierskie oraz partnerów flotowych.
Biuro rozlicza kierowców delegowanych i przygotowuje wnioski VAT-REF. Za obsługę jednoosobowej firmy zapłacisz od 199 zł netto miesięcznie, a za obsługę spółki od 999 zł netto. Jeśli prowadzisz firmę poza Krakowem, możesz współpracować z biurem online. Każda współpraca zaczyna się od bezpłatnej, piętnastominutowej konsultacji.
Artykuł powstał we współpracy z biurem rachunkowym Agmer – agmerrachunkowosc.pl.
