Branża transportowa jest jedną z najsilniej regulowanych gałęzi gospodarki. Firmy przewozowe, spedytorzy i kierowcy muszą działać zgodnie z licznymi przepisami, które regularnie się zmieniają. Nieznajomość prawa nie jest jednak usprawiedliwieniem – przedsiębiorcy, którzy nie dostosowują się do aktualnych regulacji, mogą ponosić poważne konsekwencje. Jak ich uniknąć?
Nieznajomość prawa nie zwalnia z obowiązku jego przestrzegania
Jedna z podstawowych zasad prawa, wyrażona w łacińskiej sentencji Ignorantia iuris nocet, mówi jasno: brak wiedzy o obowiązujących przepisach nie zwalnia z odpowiedzialności za ich naruszenie. W praktyce przedsiębiorca, który nie zna aktualnych wymogów dotyczących czasu pracy kierowców, zasad dokumentacji przewozowej czy regulacji Pakietu Mobilności, może zostać ukarany – nawet jeśli działa w dobrej wierze.
Błędy wynikające z nieznajomości prawa prowadzą do poważnych konsekwencji, takich jak wysokie kary finansowe, utrata kontraktów, a nawet zakaz prowadzenia działalności. Mając swoją firmę lub zarządzając podmiotem z branży TSL, musisz więc wdrożyć działania, które pozwolą unikać ryzyka i skutecznie zarządzać kwestiami prawnymi w firmie transportowej.
5 rozwiązań, które pozwolą uniknąć kosztownych błędów w branży transportowej
Każdy błąd może być kosztowny i bolesny w skutkach – również ten, który dotyczy nieznajomości prawa. Co zrobić, aby ryzyko jego popełnienia było zminimalizowane?
1. Dbaj o prawidłowe sporządzanie i archiwizowanie dokumentacji
Dokumentacja przewozowa jest jednym z najważniejszych aspektów w działalności transportowej. Błędy w jej prowadzeniu mogą skutkować karami, problemami podczas kontroli, a nawet utratą roszczeń wobec kontrahentów.
Najważniejsze kwestie, na które musisz zwrócić uwagę, to:
- listy przewozowe (CMR, krajowe listy przewozowe) – ich brak lub nieprawidłowe wypełnienie mogą skutkować odmową zapłaty za usługę transportową;
- umowy przewozowe i spedycyjne – powinny być odpowiednio skonstruowane, aby zabezpieczać interesy stron;
- ewidencja czasu pracy kierowców – musi być zgodna z przepisami i prawidłowo archiwizowana;
- dokumenty rozliczeniowe i faktury – ich brak lub błędy w treści mogą prowadzić do problemów podatkowych.
Dokumenty powinny być przechowywane przez wymagany okres i w sposób, który umożliwi ich szybkie udostępnienie podczas kontroli.
2. Rozliczaj czas pracy kierowców zgodnie z aktualnymi wytycznymi
Czas pracy kierowców to jeden z najczęściej kontrolowanych obszarów w firmach transportowych. Nieprawidłowości w ewidencjonowaniu mogą skutkować wysokimi karami finansowymi i sporami z pracownikami.
Najważniejsze kwestie związane z rozliczaniem czasu pracy to przestrzeganie maksymalnego czasu jazdy i obowiązkowych przerw, prawidłowe naliczanie diet i ryczałtów dla kierowców, stosowanie się do zasad Pakietu Mobilności oraz wdrożenie systemów do automatycznego monitorowania i rozliczania czasu pracy.
3. Zadbaj o prawidłowe zabezpieczenie umów przewozowych i spedycyjnych
Dobrze skonstruowana umowa przewozowa to podstawa bezpieczeństwa. Brak precyzyjnych zapisów może skutkować sporami sądowymi, stratami finansowymi i problemami z windykacją należności. W każdym zawieranym kontrakcie trzeba zadbać o określenie odpowiedzialności stron, wskazanie warunków realizacji usługi i zabezpieczenia na wypadek opóźnień lub uszkodzenia ładunku. Często stosuje się też zapisy dotyczące płatności i kar umownych.
Warto zadbać o to, żeby każda umowa czy ogólny wzór umów były weryfikowane przez prawnika z kancelarii transportowej – wyspecjalizowanej w działalności dla branży TSL. To pozwoli zadbać o ochronę własnych interesów i zabezpieczenie się na wypadek nieuczciwych działań kontrahentów.
4. Śledź zmiany w przepisach transportowych
Nie każdy jest ekspertem w dziedzinie prawa, ale prowadząc firmę transportową, musisz mieć świadomość najistotniejszych zmian w regulacjach wpływających na Twoją działalność. Ostatnie lata przyniosły wiele nowości – takich jak Pakiet Mobilności, zmiany w wynagrodzeniu kierowców delegowanych czy dodatkowe obowiązki związane z tachografami cyfrowymi. Aby nie przeoczyć istotnych zmian, warto:
- subskrybować newslettery z wiadomościami branżowymi,
- czytać portale poświęcone tematyce TSL,
- uczestniczyć w szkoleniach organizowanych m.in. przez kancelarie transportowe,
- korzystać z alertów prawnych i analiz publikowanych przez ekspertów.
Znajomość nowych przepisów pozwala lepiej zarządzać firmą i unikać sytuacji, gdy nagłe zmiany prawa prowadzą do poważnych problemów – finansowych czy prawnych.
5. Nawiąż współpracę z kancelarią transportową
Wielu przedsiębiorców próbuje samodzielnie analizować przepisy i radzić sobie z kwestiami prawnymi. Podejmują się jednak bardzo trudnego zadania, ponieważ prawo transportowe zmienia się bardzo dynamicznie, a jego interpretacja wymaga specjalistycznej wiedzy. Zamiast działać w pojedynkę, warto skorzystać ze wsparcia ekspertów.
Kancelaria transportowa zapewnia m.in.
- bieżące doradztwo w zakresie obowiązujących regulacji,
- wsparcie w sporządzaniu umów przewozowych i spedycyjnych,
- reprezentowanie interesów klientów w negocjacjach, mediacjach i postępowaniach sądowych,
- pomoc w razie kontroli Inspekcji Transportu Drogowego (ITD), Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) czy np. ZUS.
Specjalistyczna kancelaria nie tylko zapewnia wsparcie w bieżących problemach. Przede wszystkim wdraża strategię, która ma za zadanie zapobiegać ich wystąpieniu. Dzięki temu przedsiębiorca może skupić się na prowadzeniu biznesu, mając pewność, że jego działalność jest prowadzona zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Branża transportowa podlega ścisłym regulacjom, a ich nieprzestrzeganie może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych. Dobrze więc wiedzieć, co zrobić, aby uniknąć kosztownych błędów.
Artykuł sponsorowany
